Algemene B2B voorwaarden
Laatste wijziging: 1 augustus 2026
Deel I: Algemene bepalingen
Artikel 1 - Identiteit en toepassingsgebied
1.1. Deze Algemene B2B-Voorwaarden zijn van toepassing op de professionele activiteiten van:
TracingInMotion BV
Brechtsebaan 28
2900 Schoten
België
Ondernemingsnummer / BTW: BE 0899.992.625
E-mail: info@tracinginmotion.be
hierna: “TracingInMotion” of “TIM”.
1.2. Deze Algemene Voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op overeenkomsten gesloten met ondernemingen en andere klanten die handelen voor doeleinden die verband houden met hun beroeps- of bedrijfsactiviteit. Zij zijn niet bedoeld voor overeenkomsten met consumenten.
1.3. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, bestellingen en overeenkomsten betreffende onder meer:
- verkoop en levering van Hardware en andere goederen;
- levering en gebruik van Software;
- softwarelicenties;
- Softwareabonnementen en SaaS-diensten;
- implementatie, configuratie en installatie;
- maatwerk en softwareontwikkeling;
- consultancy, opleidingen en andere professionele Diensten;
- Software-servicecontracten;
- Hardware-servicecontracten;
- Onderhoudscontracten / Repair contracts met betrekking tot hardware;
- hosting en andere infrastructuurdiensten;
- verhuur van Hardware en Toestellen;
- onderhoud, reparaties en technische interventies.
1.4. Afhankelijk van de aard van het bestelde Product of de bestelde Dienst zijn naast deze algemene bepalingen de daarvoor bestemde bijzondere bepalingen van toepassing.
1.5. Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig wanneer zij uitdrukkelijk en schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen.
1.6. Algemene of bijzondere voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij TracingInMotion deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard. Het enkele feit dat dergelijke voorwaarden voorkomen op een bestelling, bestelbon, aankoopdocument of andere communicatie van de Klant houdt geen aanvaarding ervan door TracingInMotion in.
Artikel 2 - Definities
Voor de toepassing van de Overeenkomst hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis.
TERM | Betekenis |
Abonnement | Iedere overeenkomst waarbij de Klant periodiek een vergoeding verschuldigd is voor het gebruik van Software en/of voor terugkerende dienstverlening of ondersteuning. Een Softwareabonnement en een Servicecontract zijn beide Abonnementen, maar blijven afzonderlijke contracttypes waarop verschillende bijzondere bepalingen van toepassing kunnen zijn. |
Change Request | Een verzoek van de Klant of TracingInMotion om de oorspronkelijk overeengekomen scope, functionaliteit, configuratie, planning, integratie, werkwijze of andere onderdelen van een Product, Dienst of project te wijzigen, uit te breiden of aan te vullen. |
Consultancy | Diensten die verder gaan dan de operationele ondersteuning die uitdrukkelijk in een Servicecontract is inbegrepen. Hieronder kunnen onder meer procesoptimalisaties, integraties, opleidingen, wijzigingen, uitbreidingen, analyses, rapportering, maatwerk en nieuwe implementaties vallen. |
Diensten | Alle prestaties die TracingInMotion ten behoeve van de Klant uitvoert, waaronder implementatie, installatie, configuratie, opleiding, consultancy, projectbegeleiding, maatwerk, technische ondersteuning en onderhoud. |
Gebruiker | Iedere natuurlijke persoon aan wie de Klant toegang verleent tot Software of andere digitale diensten van TracingInMotion. |
Hardware | Alle door TracingInMotion verkochte, geleverde of verhuurde fysieke apparatuur en toebehoren, waaronder scanners, printers, tablets, terminals, labelapparatuur, accessoires en andere AUTO-ID-apparatuur. |
Hardwarehuur | De tijdelijke terbeschikkingstelling van Hardware waarvan TracingInMotion of een door haar aangeduide derde eigenaar blijft. |
Hardware-servicecontract | Een abonnement waarbij TracingInMotion gedurende de overeengekomen periode ondersteuning en dienstverlening met betrekking tot Hardware verleent volgens het gekozen serviceniveau en de toepasselijke SLA. Dit kan onder meer betrekking hebben op supportkanalen, responstijden, prioriteit, preventief nazicht of on-site ondersteuning. Een Hardware-servicecontract is geen onderhoudscontract of repair Contract. |
Kantooruren | Op Werkdagen van 08.30 uur tot 17.00 uur, tenzij in de toepasselijke SLA anders bepaald. |
Klant | De onderneming of professionele organisatie die met TracingInMotion een Overeenkomst sluit.
|
Onderhoudscontract of Repair Contract | Een productgebonden overeenkomst met betrekking tot onderhoud, herstel en/of reparatiedekking van specifieke Hardware, doorgaans aangeboden door of via de fabrikant, leverancier of een door deze aangeduide onderhoudspartner. Het verleent bijgevolg op zichzelf geen recht op supportkanalen, gegarandeerde responstijden, prioritaire behandeling, consultancy, preventief nazicht of andere diensten die verbonden zijn aan een Hardware-servicecontract, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. |
Offerte | Ieder aanbod van TracingInMotion waarin Producten en/of Diensten, prijzen en eventueel bijzondere commerciële, functionele of technische voorwaarden worden omschreven. |
Overeenkomst | Het geheel van contractdocumenten dat de contractuele relatie tussen TracingInMotion en de Klant regelt. |
Perpetuele licentie | Een softwarelicentie waarbij de Klant overeenkomstig de oorspronkelijk overeengekomen voorwaarden een gebruiksrecht van onbepaalde duur heeft verkregen. Een Perpetuele Licentie geeft op zichzelf geen recht op toekomstige versies, updates, onderhoud, Support of andere Diensten, tenzij dit uitdrukkelijk werd overeengekomen. |
Product | Iedere Hardware, Software, licentie of andere oplossing die door TracingInMotion wordt verkocht, verhuurd, geleverd of ter beschikking gesteld. |
Servicecontract | Een Hardware-servicecontract of Software-servicecontract waarbij TracingInMotion gedurende een bepaalde periode een overeengekomen niveau van ondersteuning verleent. |
SLA of Service Level Agreement | Een specifieke contractuele bijlage waarin voor een Servicecontract onder meer supportkanalen, responstijden, prioriteiten en inbegrepen prestaties worden bepaald. |
Software | Alle software, applicaties, modules, interfaces en programmatuur die door of via TracingInMotion wordt geleverd of ter beschikking gesteld. |
Softwareabonnement of SaaS | Een tijdelijk en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op Software tegen betaling van een periodieke vergoeding. |
Software-servicecontract | Het Servicecontract dat de operationele ondersteuning van Software regelt. Een Software-servicecontract is verplicht zolang de Klant Software van TracingInMotion gebruikt op basis van een Softwareabonnement of andere niet-perpetuele licentie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Voor een Perpetuele Licentie is een Software-servicecontract niet verplicht, tenzij de oorspronkelijke licentieovereenkomst anders bepaalt. |
Support | Operationele ondersteuning binnen de bestaande en overeengekomen Software- of Hardwareomgeving, voor zover deze ondersteuning volgens het gekozen Servicecontract en de toepasselijke SLA is inbegrepen. |
Werkdag | Iedere maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van Belgische wettelijke feestdagen. |
Artikel 3 - Contractdocumenten en rangorde
3.1. Een Overeenkomst kan uit verschillende contractdocumenten bestaan. Deze documenten vormen samen één contractueel geheel.
3.2. Wanneer verschillende Producten of Diensten in één Offerte of bestelling worden gecombineerd, blijven op ieder afzonderlijk onderdeel de daarvoor relevante bijzondere bepalingen van toepassing.
Een combinatie van bijvoorbeeld verkochte scanners, gehuurde toestellen, Software, implementatie en een Servicecontract verandert bijgevolg niets aan de juridische aard van elk onderdeel.
3.3. Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde:
- uitdrukkelijke bijzondere afspraken in de aanvaarde Offerte of afzonderlijke overeenkomst;
- een toepasselijke SLA of bijzondere bijlage, uitsluitend voor het daarin specifiek geregelde onderwerp;
- de bijzondere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden voor het betrokken Product of de betrokken Dienst;
- de algemene bepalingen van deze Algemene Voorwaarden.
3.4. Een tussen Partijen gesloten verwerkersovereenkomst of Data Processing Agreement heeft voor aangelegenheden inzake de verwerking en bescherming van persoonsgegevens voorrang op strijdige bepalingen in andere contractdocumenten.
3.5. Deze Algemene Voorwaarden vervangen vanaf hun geldige toepasselijkheid eerdere versies van algemene verkoopvoorwaarden, cloudvoorwaarden, huurvoorwaarden en andere algemene contractvoorwaarden van TracingInMotion betreffende hetzelfde onderwerp.
Voor reeds bestaande Overeenkomsten geldt deze vervanging slechts voor zover de nieuwe voorwaarden rechtsgeldig op die Overeenkomst van toepassing werden.
Artikel 4 - Offertes, bestellingen en totstandkoming
4.1. Een Offerte wordt opgesteld op basis van de informatie die de Klant aan TracingInMotion heeft verstrekt.
4.2. De Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van die informatie en deelt tijdig alle omstandigheden mee die relevant zijn voor de uitvoering.
4.3. Tenzij in de Offerte anders vermeld, is een Offerte gedurende dertig (30) kalenderdagen vanaf de offertedatum geldig.
4.4. Een Overeenkomst komt tot stand zodra een Offerte of bestelling door de Klant wordt aanvaard en TracingInMotion deze aanvaardt of bevestigt, dan wel zodra TracingInMotion op uitdrukkelijk verzoek van de Klant met de uitvoering ervan aanvangt.
4.5. TracingInMotion mag ervan uitgaan dat een persoon die namens de Klant een bestelling of Offerte bevestigt bevoegd is de Klant te verbinden, tenzij TracingInMotion wist of redelijkerwijs moest weten dat dit niet het geval was.
4.6. Wijzigingen van de overeengekomen scope kunnen gevolgen hebben voor prijs en planning en kunnen aanleiding geven tot een aanvullende Offerte of change request.
4.7. Een eenmaal tot stand gekomen bestelling kan niet eenzijdig door de Klant worden geannuleerd. Wanneer TracingInMotion een annulering aanvaardt, zijn minstens de reeds uitgevoerde prestaties, reeds bestelde of niet-annuleerbare Producten en Diensten van derden en de aantoonbare kosten en schade verschuldigd.
Artikel 5 - Prijzen
5.1. Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
5.2. Eventuele leverings-, transport-, reis-, verblijf-, installatie- en andere bijkomende kosten worden aangerekend overeenkomstig de Offerte of Overeenkomst.
5.3. Prestaties buiten de overeengekomen scope worden afzonderlijk aangerekend tegen het overeengekomen of toepasselijke tarief.
5.4. Bijkomende werkzaamheden die noodzakelijk worden door onvolledige informatie, wijzigingen in de omgeving van de Klant, ontbrekende toegang of andere omstandigheden die aan de Klant zijn toe te rekenen, kunnen afzonderlijk worden gefactureerd.
Artikel 6 - Indexering en externe kosten
6.1. Terugkerende vergoedingen van TracingInMotion kunnen eenmaal per jaar op de verjaardag van de Overeenkomst worden geïndexeerd op basis van de Belgische consumptieprijsindex gepubliceerd door Statbel.
6.2. De nieuwe vergoeding wordt berekend aan de hand van de verhouding tussen de toepasselijke nieuwe index en de referentie-index.
6.3. Indien de betrokken index wordt afgeschaft of fundamenteel gewijzigd, kan een officiële opvolgende of economisch vergelijkbare index worden gebruikt.
6.4. Kosten die rechtstreeks voortvloeien uit externe leveranciers, waaronder cloud-, hosting-, telecom-, transport-, softwarelicentie- of fabrikantkosten, kunnen afzonderlijk en proportioneel worden aangepast wanneer de externe leverancier zijn prijs wijzigt.
6.5. Een aanpassing van externe kosten wordt beperkt tot de betrokken externe kost en geldt niet als algemene verhoging van de eigen tarieven van TracingInMotion.
Artikel 7 - Facturatie
7.1. Alle facturen zijn betaalbaar binnen dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
7.2. Facturen worden uitgereikt via de wettelijk toepasselijke facturatiemethode. Voor Belgische B2B-transacties waarvoor de wettelijke verplichting geldt, wordt gebruikgemaakt van gestructureerde elektronische facturatie.
7.3. Abonnementen worden, tenzij anders overeengekomen, jaarlijks gefactureerd.
7.4. Voor iedere volgende jaarlijkse periode wordt de abonnementsfactuur opgesteld in de maand voorafgaand aan het einde van de lopende jaarlijkse periode.
7.5. Een jaarlijkse factureringsperiode staat los van de contractuele looptijd. Een Softwareabonnement met een initiële looptijd van twee jaar blijft dus gedurende twee jaar bindend, ook al wordt het jaarlijks gefactureerd.
7.6. Niet-gebruik of gedeeltelijk gebruik gedurende een lopende contractperiode geeft geen recht op pro-rata terugbetaling of vermindering, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Artikel 8 - Laattijdige betaling
8.1. Bij niet-betaling op de vervaldag zijn de wettelijke verwijlintresten voor handelstransacties verschuldigd.
8.2. TracingInMotion heeft daarnaast recht op de wettelijk voorziene forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten en, waar wettelijk toegestaan, redelijke bijkomende invorderingskosten.
8.3. Bij blijvende betalingsachterstand na aanmaning kan TracingInMotion haar prestaties proportioneel opschorten.
8.4 De opschorting kan onder meer betrekking hebben op toekomstige leveringen, Consultancy, Support, hosting of toegang tot Software waarvoor de verschuldigde vergoeding niet werd betaald.
Artikel 9 - Verplichtingen van de klant
9.1. De Klant verleent alle medewerking die redelijkerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst.
9.2. Hij zorgt onder meer voor correcte informatie, bevoegde contactpersonen, benodigde toegangsrechten, toegang tot systemen en locaties, relevante logbestanden, een geschikte IT-omgeving en naleving van de vooraf meegedeelde technische vereisten.
9.3. De Klant blijft verantwoordelijk voor systemen, netwerken, hardware, software en diensten van derden die niet onder verantwoordelijkheid van TracingInMotion vallen.
9.4. Vertragingen die rechtstreeks het gevolg zijn van ontbrekende medewerking van de Klant geven geen aanleiding tot aansprakelijkheid van TracingInMotion.
Artikel 10 - Communicatie
10.1. Contractuele communicatie kan schriftelijk of elektronisch plaatsvinden.
10.2. De Klant zorgt ervoor dat TracingInMotion over correcte en actuele contactgegevens beschikt.
10.3. Formele opzeggingen van Abonnementen worden gericht aan info@tracinginmotion.be, tenzij de Overeenkomst een ander adres vermeldt.
10.4. Supportvragen moeten via de in de toepasselijke SLA of Overeenkomst bepaalde kanalen worden ingediend.
Artikel 11 - Vertrouwelijkheid
11.1. Iedere Partij behandelt vertrouwelijke informatie van de andere Partij als vertrouwelijk en gebruikt deze uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst.
11.2. Als vertrouwelijk wordt onder meer beschouwd: technische informatie, broncode, architectuur, documentatie, prijzen die specifiek werden onderhandeld, bedrijfsprocessen, klantinformatie, niet-openbare productinformatie en andere informatie waarvan redelijkerwijs duidelijk is dat zij vertrouwelijk is.
11.3. De vertrouwelijkheidsverplichting geldt niet voor informatie die aantoonbaar openbaar was, rechtmatig van een derde werd ontvangen, zelfstandig werd ontwikkeld of krachtens wet of rechterlijk bevel moet worden meegedeeld.
11.4. Deze verplichting blijft ook na beëindiging van de Overeenkomst bestaan zolang de informatie redelijkerwijs als vertrouwelijk moet worden beschouwd.
Artikel 12 - Intellectuele eigendom
12.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op Software, documentatie, methodieken, modellen, technische oplossingen, ontwerpen en andere door TracingInMotion ontwikkelde materialen blijven bij TracingInMotion of haar licentiegevers, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
12.2. Betaling voor ontwikkeling, implementatie of maatwerk houdt niet automatisch een overdracht van intellectuele eigendomsrechten in.
12.3. De Klant verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten die uitdrukkelijk in de Overeenkomst worden toegekend.
12.4. Het is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming niet toegestaan Software te verkopen, verhuren, sublicentiëren, kopiëren buiten wettelijk toegelaten gevallen, openbaar maken aan concurrenten, reverse-engineeren, decompileren of gebruiken om concurrerende producten te ontwikkelen, behoudens voor zover dwingend recht dit uitdrukkelijk toestaat.
Artikel 13 - Derden en onderaannemers
13.1. TracingInMotion mag voor de uitvoering van de Overeenkomst beroep doen op gespecialiseerde leveranciers, onderaannemers, hostingproviders, fabrikanten en andere derden.
13.2. Wanneer een Product of Dienst afhankelijk is van technologie van derden, kan de werking mede afhankelijk zijn van de beschikbaarheid, compatibiliteit en voorwaarden van die derde.
13.3. TracingInMotion is niet verantwoordelijk voor tekortkomingen die uitsluitend worden veroorzaakt door een derde waarop TracingInMotion redelijkerwijs geen controle kan uitoefenen, onverminderd de eigen contractuele verplichtingen van TracingInMotion.
Artikel 14 - Overmacht
14.1. Geen Partij is aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering veroorzaakt door omstandigheden buiten haar redelijke controle die de uitvoering tijdelijk of definitief onmogelijk maken.
14.2. De betrokken Partij stelt de andere Partij daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte.
14.3. De verplichtingen worden opgeschort gedurende de periode waarin de overmacht uitvoering onmogelijk maakt.
14.4. Indien een situatie van overmacht gedurende een zodanig lange periode voortduurt dat voortzetting redelijkerwijs niet meer kan worden verlangd, kunnen Partijen het getroffen gedeelte van de Overeenkomst beëindigen zonder vergoeding voor toekomstige niet-uitgevoerde prestaties.
Artikel 15 - Opschorting en beëindiging wegens tekortkoming
15.1. Wanneer een Partij wezenlijk tekortschiet in haar contractuele verplichtingen en deze tekortkoming herstelbaar is, krijgt zij eerst een redelijke termijn om deze te herstellen.
15.2. Bij gebrek aan tijdig herstel kan de andere Partij haar eigen prestaties opschorten of de getroffen Overeenkomst beëindigen overeenkomstig de toepasselijke wettelijke en contractuele voorwaarden.
15.3. TracingInMotion kan haar prestaties onmiddellijk geheel of gedeeltelijk opschorten en, indien de ernst van de situatie dit rechtvaardigt, de getroffen Overeenkomst beëindigen
15.4. Beëindiging heeft geen invloed op bedragen die vóór de beëindiging reeds verschuldigd waren.
Artikel 16 - Aansprakelijkheid
16.1. TracingInMotion is aansprakelijk voor directe schade die het voorzienbare en rechtstreeks aantoonbare gevolg is van een contractuele tekortkoming die aan haar kan worden toegerekend.
16.2. Behoudens dwingendrechtelijke uitzonderingen is TracingInMotion niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, waaronder winstderving, omzetverlies, gemiste besparingen, verlies van commerciële opportuniteiten of bedrijfsonderbreking.
16.3. Voor zover wettelijk toegestaan, is de totale aansprakelijkheid van TracingInMotion voor toerekenbare tekortkomingen beperkt tot het bedrag dat voor het betrokken schadegeval daadwerkelijk wordt uitgekeerd onder de toepasselijke aansprakelijkheidsverzekering van TracingInMotion.
Indien om enige reden geen verzekeringsdekking beschikbaar is of geen uitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt:
- voor een eenmalige levering, project of opdracht: tot de prijs exclusief btw van het gedeelte van de Overeenkomst waarop de schade rechtstreeks betrekking heeft;
- voor een Abonnement of andere duurovereenkomst: tot de vergoedingen exclusief btw die de Klant voor het betrokken Product of de betrokken Dienst heeft betaald of verschuldigd was gedurende de twaalf maanden voorafgaand aan het schadegeval, of, indien de Overeenkomst op dat ogenblik minder dan twaalf maanden loopt, gedurende de effectieve looptijd ervan.
De voorgaande beperkingen gelden niet voor zover een beperking van aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet is toegestaan.
16.4. De voorgaande beperkingen strekken er niet toe TracingInMotion te ontslaan van aansprakelijkheid voor eigen opzet of zware fout, noch van aansprakelijkheid die krachtens dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt.
16.5. De Klant neemt redelijke maatregelen om schade te voorkomen en te beperken en meldt een schadegeval zonder onredelijke vertraging.
Artikel 17 - Persoonsgegevens
17.1. Iedere Partij verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.
17.2. Wanneer TracingInMotion bij de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant en daarbij optreedt als verwerker, is de afzonderlijke Verwerkersovereenkomst / Data Processing Agreement van TracingInMotion van toepassing.
17.3. De DPA vormt in dat geval een integraal onderdeel van de Overeenkomst.
Artikel 18 - Overdracht, nietigheid en recht
18.1. De Klant kan de Overeenkomst niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van TracingInMotion.
18.2. Wanneer een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt, tast dit de overige bepalingen niet aan. Partijen vervangen de betrokken bepaling voor zover nodig door een geldige regeling die het oorspronkelijke economische doel zo dicht mogelijk benadert.
18.3. Op alle Overeenkomsten is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.
18.4. Geschillen behoren, behoudens dwingende wettelijke bepalingen, tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waarin de maatschappelijke zetel van TracingInMotion is gevestigd.
Deel II: Hardware & goederen
Artikel 19 - Hardwareverkoop
19.1. De bijzondere bepalingen van dit Deel zijn van toepassing op de verkoop van Hardware en toebehoren.
19.2. Specificaties worden bepaald in de Offerte, orderbevestiging of productdocumentatie.
19.3. TracingInMotion mag, na overleg met de Klant, een technisch gelijkwaardig alternatief voorstellen wanneer het oorspronkelijk bestelde model niet langer leverbaar is.
Artikel 20 - Levering
20.1. Vermelde levertermijnen zijn indicatief tenzij uitdrukkelijk als bindend overeengekomen.
20.2. Gedeeltelijke levering is toegestaan wanneer dit redelijkerwijs geen wezenlijk nadeel voor de Klant veroorzaakt.
20.3. Een vertraging in een gedeelte van de bestelling schort de betalingsverplichting voor reeds correct geleverde goederen niet op.
20.4. De toepasselijke transport- en leveringsvoorwaarden worden in de Offerte of orderbevestiging bepaald.
20.5. Tenzij uit de overeengekomen leveringsvoorwaarden anders voortvloeit: bij gebrek aan een bijzondere bepaling gaat het risico van verlies of beschadiging over op de Klant bij levering van de goederen op de overeengekomen plaats.
Artikel 21 - Controle en klachten
21.1. De Klant controleert de geleverde Hardware bij ontvangst.
21.2. Zichtbare afwijkingen, tekorten of beschadigingen worden zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen zeven kalenderdagen na levering schriftelijk gemeld.
21.3. Een gebrek dat redelijkerwijs niet bij levering kon worden vastgesteld, wordt gemeld zonder onredelijke vertraging nadat het werd ontdekt.
Artikel 22 - Eigendomsvoorbehoud
22.1. Verkochte Hardware blijft eigendom van TracingInMotion totdat alle bedragen met betrekking tot die goederen volledig zijn betaald.
22.2. Het risico kan overeenkomstig Artikel 20 reeds op de Klant zijn overgegaan hoewel de eigendom nog bij TracingInMotion berust.
22.3. Zolang het eigendomsvoorbehoud geldt, mag de Klant de goederen niet vervreemden of bezwaren op een wijze die de rechten van TracingInMotion aantast.
Artikel 23 - Garantie Hardware
23.1. Voor Hardware die door derden wordt geproduceerd, geldt in beginsel de commerciële of fabrieksgarantie van de betrokken fabrikant.
23.2. TracingInMotion ondersteunt de Klant waar redelijk mogelijk bij de praktische afhandeling van garantiegevallen.
23.3. Garantie dekt geen defecten die voortvloeien uit verkeerd gebruik, ongeoorloofde wijzigingen, externe schade, normale slijtage of gebruik buiten de door fabrikant of TracingInMotion voorgeschreven omstandigheden, behoudens andersluidende garantievoorwaarden.
Artikel 24 - Onderhoudscontracten / Repair contracts
24.1. Bij Hardware kan een afzonderlijk Onderhoudscontract of Repair Contract worden aangeboden.
24.2. Een dergelijk contract heeft betrekking op de specifieke Hardware waarop het werd afgesloten, in voorkomend geval geïdentificeerd aan de hand van het serienummer, en dekt uitsluitend de prestaties die in de toepasselijke contractvoorwaarden zijn vermeld.
24.3. Wanneer het contract afkomstig is van een fabrikant of derde onderhoudspartner, gelden voor de inhoudelijke dekking de specifieke voorwaarden van die fabrikant of derde.
24.4. TracingInMotion kan optreden als verkoper, tussenpersoon of praktisch aanspreekpunt voor de afhandeling, maar verbindt zich niet tot een ruimere reparatiedekking dan in de betrokken voorwaarden is opgenomen, tenzij TracingInMotion dit uitdrukkelijk zelf heeft toegezegd.
24.5. Een Onderhoudscontract of Repair Contract mag niet worden verward met een Hardware-servicecontract.
24.6. Het bestaan van een Repair Contract betekent bijgevolg niet automatisch dat de Klant beschikt over prioritaire Support, een bepaalde responstijd, telefonische ondersteuning, Consultancy, on-site support of preventieve dienstverlening.
24.7. Omgekeerd betekent het bestaan van een Hardware-servicecontract niet automatisch dat onderdelen of reparaties door een Repair Contract zijn gedekt.
Deel III: Software
Artikel 25 - Gebruiksrecht
25.1. TracingInMotion verleent de Klant een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de Software binnen de grenzen van de Overeenkomst.
25.2. De precieze omvang kan onder meer worden bepaald per onderneming, vestiging, Gebruiker, toestel, module, transactieniveau of andere commerciële metriek zoals beschreven in de Offerte.
25.3. De Klant zorgt ervoor dat zijn Gebruikers de Software uitsluitend gebruiken binnen de toegelaten scope.
Artikel 26 - Software van derden en integraties
26.1. Software van TracingInMotion kan communiceren met ERP-systemen, databanken, API’s, platformen of andere oplossingen van derden.
26.2. De Klant staat zelf in voor de vereiste contracten, licenties en toegangsrechten voor dergelijke externe systemen, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
26.3. TracingInMotion kan geen blijvende compatibiliteit garanderen wanneer een derde zijn software, interface, API, beveiliging of technische werking eenzijdig wijzigt.
26.4. Werkzaamheden die hierdoor noodzakelijk worden en die buiten de oorspronkelijk overeengekomen scope, Support of dienstverlening vallen, kunnen als Consultancy worden beschouwd.
Artikel 27 - Updates en technische vereisten
27.1. TracingInMotion kan haar Software onderhouden, verbeteren, actualiseren en aanpassen om technische, beveiligings-, wettelijke of functionele redenen.
27.2. Wijzigingen mogen de essentiële overeengekomen functionaliteit niet zonder geldige reden wezenlijk uithollen.
27.3. De Klant zorgt ervoor dat zijn eigen infrastructuur blijft voldoen aan de door TracingInMotion ondersteunde technische vereisten.
27.4. Ondersteuning van verouderde besturingssystemen, infrastructuur of software van derden kan worden beëindigd wanneer ondersteuning daarvan technisch of vanuit beveiligingsoogpunt niet langer verantwoord is.
Artikel 28 - Perpetuele licenties
28.1. Een Klant die rechtsgeldig een Perpetuele Licentie heeft verworven, behoudt zijn gebruiksrecht overeenkomstig de voorwaarden waaronder deze licentie oorspronkelijk werd verleend.
28.2. Voor een Perpetuele Licentie is geen Software-servicecontract verplicht, tenzij de toepasselijke oorspronkelijke overeenkomst anders bepaalt.
28.3. Het beëindigen of niet afsluiten van een Software-servicecontract beëindigt de Perpetuele Licentie op zichzelf niet.
28.4. Zonder actief Software-servicecontract heeft de Klant echter geen automatisch recht op Support, updates, nieuwe releases, compatibility-aanpassingen, technische interventies of andere dienstverlening.
Deel IV: Softwareabonnementen & SaaS
Artikel 29 - Looptijd softwareabonnement
29.1. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, wordt een nieuw Softwareabonnement aangegaan voor een initiële minimumduur van vierentwintig (24) maanden.
29.2. De contractperiode vangt aan op de in de Overeenkomst bepaalde start- of activeringsdatum.
29.3. Na de initiële periode wordt het Softwareabonnement telkens stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende perioden van twaalf (12) maanden.
29.4. Iedere Partij kan verdere verlenging voorkomen door uiterlijk twee (2) maanden vóór het einde van de lopende contractperiode schriftelijk op te zeggen.
29.5. Een opzegging heeft geen terugwerkende kracht en geeft geen recht op terugbetaling van reeds verschuldigde bedragen.
Artikel 30 - Verplicht Software-servicecontract
30.1. Een Klant met een actief Softwareabonnement moet gedurende de volledige periode waarin hij het gebruiksrecht op die Software behoudt beschikken over een toepasselijk Software-servicecontract.
30.2. Het Software-servicecontract kan bijgevolg niet afzonderlijk worden beëindigd wanneer daardoor een actief Softwareabonnement zonder het verplichte Servicecontract zou blijven bestaan.
30.3. Een opzegging van het Software-servicecontract kan in die situatie ten vroegste uitwerking krijgen op het moment waarop ook het relevante Softwareabonnement rechtsgeldig eindigt.
30.4. Dit artikel geldt niet voor een Perpetuele Licentie waarvoor een Servicecontract niet verplicht is.
Artikel 31 - Beschikbaarheid en onderhoud
31.2. Software kan tijdelijk niet beschikbaar zijn wegens gepland onderhoud, beveiligingsupdates, dringende technische interventies, infrastructuurproblemen of omstandigheden buiten de redelijke controle van TracingInMotion.
31.3. Een gegarandeerd beschikbaarheidspercentage geldt uitsluitend wanneer dit uitdrukkelijk in een SLA of bijzondere Overeenkomst is opgenomen.
31.4. Onderhoud wordt waar redelijk mogelijk zo georganiseerd dat de impact op het normale gebruik wordt beperkt.
Artikel 32 - Beëindiging en gegevens
32.1. Bij beëindiging van een Softwareabonnement vervalt het bijbehorende tijdelijke gebruiksrecht op de einddatum.
32.2. De Klant is verantwoordelijk voor het tijdig exporteren van gegevens waarvoor exportfunctionaliteit beschikbaar is, tenzij in de Overeenkomst of DPA een specifieke migratie- of exportdienst werd overeengekomen.
32.3. TracingInMotion kan redelijke technische bijstand bij gegevensmigratie aanbieden als afzonderlijke Dienst of Consultancy.
32.4. De verdere bewaring, teruggave of verwijdering van persoonsgegevens na beëindiging wordt voor zover relevant nader geregeld in de DPA.
Deel V: Diensten, implementatie & consultancy
Artikel 33 - Uitvoering van Diensten
33.1. TracingInMotion voert Diensten professioneel uit volgens de overeengekomen scope.
33.2. Planningen en ramingen zijn gebaseerd op de omstandigheden en informatie die bij de planning bekend waren.
33.3. De Klant zorgt ervoor dat noodzakelijke beslissingen, infrastructuur, testgegevens, medewerkers en toegangen tijdig beschikbaar zijn.
Artikel 34 - Change requests en meerwerk
34.1. Een wijziging van scope, nieuwe functionaliteit of bijkomende vraag kan als change request worden behandeld.
34.2. TracingInMotion kan vóór uitvoering een raming of aanvullende Offerte bezorgen.
34.3. Wanneer tijdens werkzaamheden blijkt dat bijkomende prestaties noodzakelijk zijn door omstandigheden die redelijkerwijs niet in de oorspronkelijke scope waren opgenomen, wordt de Klant daarvan geïnformeerd.
Artikel 35 - Support versus Consultancy
35.1. Support betreft operationele ondersteuning van de bestaande en overeengekomen omgeving binnen de grenzen van het toepasselijke Servicecontract.
35.2. Consultancy betreft werkzaamheden die verder gaan dan deze operationele ondersteuning.
35.3. Consultancy omvat onder meer aanpassingen of optimalisaties van workflows, nieuwe integraties, trainingen, nieuwe modules, maatwerk, nieuwe rapportering en andere uitbreidingen.
35.4. Consultancy wordt afzonderlijk gefactureerd tegen het toepasselijke tarief en waar passend vooraf met de Klant besproken.
Deel VI: Servicecontracten
Artikel 36 - Algemene looptijd
36.1. Tenzij anders overeengekomen, wordt een nieuw Servicecontract aangegaan voor een minimumduur van twaalf (12) maanden.
36.2. Na afloop wordt het telkens stilzwijgend verlengd voor een nieuwe periode van twaalf maanden.
36.3. Een Servicecontract kan worden opgezegd uiterlijk twee (2) maanden vóór de vervaldatum.
36.4. Een vroegtijdige opzegging beëindigt de betalingsverplichting voor de lopende contractperiode niet.
36.5. Voor een verplicht Software-servicecontract geldt aanvullend Artikel 30.
Artikel 37 - SLA en serviceniveau
37.1. De concrete inhoud van een Servicecontract wordt vastgelegd in de toepasselijke SLA en/of Offerte.
37.2. Daarin kunnen onder meer worden geregeld: bereikbaarheid, supportkanalen, responstijd, prioriteitsniveau, on-site ondersteuning, preventief nazicht en andere inbegrepen prestaties.
37.3. Een responstijd is de termijn waarbinnen TracingInMotion de aanvraag registreert, beoordeelt en/of de behandeling aanvat. Zij is niet automatisch een garantie dat het probleem binnen dezelfde termijn volledig wordt opgelost.
37.4. De oplossingstijd hangt onder meer af van aard en complexiteit van het probleem, beschikbaarheid van onderdelen of derden, toegang tot de omgeving van de Klant en informatie die de Klant verstrekt.
Artikel 38 - Hardware-servicecontracten
38.1. Hardware-servicecontracten zijn in beginsel optioneel, tenzij zij uitdrukkelijk deel uitmaken van een overeengekomen totaaloplossing.
38.2. Zij gelden uitsluitend voor de Hardware, locatie of scope die in de Offerte of SLA is vermeld.
38.3. Een Hardware-servicecontract mag niet worden gelijkgesteld met een Repair Contract.
38.4. Een Hardware-servicecontract omvat op zichzelf geen dekking van herstellingen, wisselstukken of fabrikantkosten. Dergelijke dekking geldt uitsluitend wanneer hiervoor een afzonderlijk Repair Contract bestaat of wanneer dit uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
38.5. Indien zowel een Hardware-servicecontract als een Repair Contract bestaat, kunnen beide contracten naast elkaar worden toegepast: het Servicecontract op de dienstverlening en het Repair Contract op de reparatiedekking.
Artikel 39 - Software-servicecontracten
39.1. Een Software-servicecontract heeft betrekking op Software die door TracingInMotion wordt geleverd en/of onderhouden.
39.2. Operationele Support is inbegrepen overeenkomstig het gekozen serviceniveau.
39.3. Consultancy is niet inbegrepen tenzij uitdrukkelijk vermeld.
39.4. Het toepasselijke SLA bepaalt de kanalen, prioriteit en responstijden.
39.5. Support kan worden beperkt wanneer de Software zonder toestemming wordt gewijzigd, wordt gebruikt buiten de ondersteunde omgeving of afhankelijk is geworden van niet-ondersteunde systemen van derden.
Artikel 40 - Verplichtingen bij support
40.1. De Klant geeft bij een supportaanvraag een zo volledig mogelijke beschrijving van het probleem en verstrekt relevante foutmeldingen, serienummers, screenshots, voorbeelden of logbestanden.
40.2. De Klant verleent waar nodig tijdig remote of fysieke toegang.
40.3. Wanneer TracingInMotion door ontbrekende of foutieve informatie eerst bijkomende analyse moet uitvoeren die buiten de normale Support valt, kan die bijkomende analyse als Consultancy worden aangerekend nadat de Klant hierover wordt geïnformeerd.
Deel VII: Hardwarehuur
Artikel 41 - Toepassingsgebied
41.1. TracingInMotion kan Hardware verhuren, onder meer in combinatie met StockWhiz.
41.2. De gehuurde Hardware blijft eigendom van TracingInMotion of haar leverancier.
41.3. De Klant verkrijgt uitsluitend het recht de Hardware tijdens de huurperiode te gebruiken overeenkomstig de Overeenkomst.
Artikel 42 - Looptijd gekoppelde Hardwarehuur
42.1. Wanneer Hardwarehuur gekoppeld is aan een StockWhiz-Softwareabonnement, volgt de Hardwarehuur dezelfde initiële looptijd, verlengingen en einddatum als het gekoppelde StockWhiz-abonnement.
42.2. Een beëindiging van het StockWhiz-abonnement heeft bijgevolg op dezelfde datum beëindiging van de gekoppelde Hardwarehuur tot gevolg, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
42.3. Indien Hardware afzonderlijk wordt verhuurd, wordt de specifieke looptijd in de Offerte bepaald.
Artikel 43 - Gebruik van gehuurde Hardware
43.1. De Klant gebruikt de gehuurde Hardware zorgvuldig en uitsluitend waarvoor zij bestemd is.
43.2. Zonder voorafgaande toestemming mag de Klant de Hardware niet verkopen, onderverhuren, verpanden, overdragen, openen, structureel aanpassen of door onbevoegde derden laten herstellen.
43.3. De Klant brengt TracingInMotion onmiddellijk op de hoogte van verlies, diefstal, schade, beslag of aanspraken van derden.
43.4. Software of configuraties die door de Klant zelf worden geïnstalleerd, vallen onder verantwoordelijkheid van de Klant, tenzij TracingInMotion deze uitdrukkelijk heeft goedgekeurd en ondersteund.
Artikel 44 - Schade, verlies en reparatie
44.1. Vanaf levering draagt de Klant zorg voor de gehuurde Hardware.
44.2. Normale slijtage komt niet voor rekening van de Klant.
44.3. Schade als gevolg van verkeerd gebruik, ongeoorloofde wijziging, verlies, diefstal of andere aan de Klant toe te rekenen omstandigheden kan worden aangerekend.
44.4. In geval van totaal verlies of economisch onherstelbare schade kan TracingInMotion een vergoeding aanrekenen op basis van de contractueel bepaalde restwaarde of redelijke vervangingswaarde van het toestel.
Artikel 45 - Teruggave
45.1. Bij beëindiging van Hardwarehuur bezorgt de Klant het toestel uiterlijk binnen dertig kalenderdagen in behoorlijke staat, rekening houdend met normale slijtage, terug op de door TracingInMotion aangegeven locatie.
45.2. De Klant staat in voor de veilige teruggave, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
45.3. Wanneer Hardware niet tijdig wordt teruggegeven, kan TracingInMotion verdere huur of een redelijke vergoeding voor het niet-teruggegeven toestel aanrekenen.
45.4. Een aankoopoptie bestaat uitsluitend wanneer deze uitdrukkelijk in de Overeenkomst is opgenomen.
Deel VIII: Hosting & infrastructuur
Artikel 46 - Hosting
46.1. TracingInMotion kan zelf of via een gespecialiseerde cloud- of hostingprovider infrastructuur ter beschikking stellen.
46.2. De gekozen architectuur, regio, capaciteit, beveiligingsniveau, redundantie en back-upregeling worden bepaald in de Offerte, technische documentatie of toepasselijke SLA.
46.3. Kosten van externe hostingproviders kunnen overeenkomstig Artikel 6 worden aangepast wanneer de provider zijn tarieven wijzigt.
Artikel 47 - Back-ups en herstel
47.1. Indien back-updiensten onderdeel zijn van de Overeenkomst, worden frequentie, retentie en herstelmogelijkheden bepaald in de toepasselijke technische afspraken of SLA.
47.2. Een back-up is geen garantie dat geen gegevensverlies mogelijk is.
47.3. Het overeengekomen niveau van beschikbaarheid, herstelbaarheid, back-up en redundantie wordt bepaald in de Offerte, technische documentatie of toepasselijke SLA
47.4. Wanneer de Klant hogere beschikbaarheid, redundantie of recoverydoelstellingen nodig heeft dan standaard voorzien, moet dit afzonderlijk worden overeengekomen.
Artikel 48 - Onderhoud en beveiliging
48.1. TracingInMotion mag technische onderhouds- en beveiligingswerkzaamheden uitvoeren die noodzakelijk zijn voor de correcte en veilige werking van door haar beheerde infrastructuur.
48.2. Gepland onderhoud wordt waar redelijk mogelijk zo uitgevoerd dat de bedrijfsimpact wordt beperkt.
48.3. Dringende beveiligingsinterventies kunnen zonder voorafgaande aankondiging worden uitgevoerd wanneer dit noodzakelijk is om een ernstig risico te beperken.
Deel IX: Slotbepalingen
Artikel 49 - Specifieke SLA's
De concrete commerciële serviceniveaus maken geen integraal onderdeel uit van de algemene tekst van deze voorwaarden, maar worden opgenomen in afzonderlijke, actuele SLA’s, waaronder:
SLA Software-servicecontracten
met de toepasselijke serviceniveaus, supportkanalen, responstijden en voorwaarden.
SLA Hardware-servicecontracten
met de toepasselijke serviceniveaus, supportkanalen, responstijden, preventieve dienstverlening en voorwaarden.
Een SLA maakt deel uit van de Overeenkomst wanneer in de Offerte, het Servicecontract of een ander contractdocument naar die SLA wordt verwezen.
Artikel 50 - Inwerkingtreding
50.1. Deze Algemene B2B-Voorwaarden treden in werking op 1 augustus 2026.
50.2. Zij zijn van toepassing op nieuwe Overeenkomsten die vanaf die datum worden gesloten.
50.3. Voor bestaande klanten en Overeenkomsten wordt afzonderlijk bepaald op welk ogenblik en volgens welke procedure deze nieuwe voorwaarden de eerdere contractvoorwaarden vervangen.
